Todos os segmentos do mercado estão em constante evolução, agregando as novas tecnologias que vão surgindo para que fiquem em sintonia com as demandas, anseios e expectativas da sociedade como um todo. Pensando nisso, preparamos esse post mostrando o que é um cartório digital, como funciona e quais as vantagens.
Esse é um conceito bastante interessante e que promete trazer inúmeros benefícios, sobretudo, se pensarmos que a maior praticidade e a necessidade de realizar ações por meio da internet são algumas das tendências que devem perdurar. Continue lendo e descubra mais sobre o tema!
O cartório digital nada mais é do que uma plataforma online que oferece serviços cartoriais, permitindo que as pessoas utilizem seus recursos, por meio do registro e certificação de arquivos e documentos eletrônicos pela internet. Isso é feito com o mesmo reconhecimento e autenticidade dos cartórios físicos, mas com muito mais agilidade e velocidade.
Via de regra, o que permite isso é uma tecnologia conhecida como blockchain, que usa uma base de dados compartilhada, descentralizada, remota e, em teoria, totalmente inviolável. Com isso, a necessidade de se locomover fisicamente, enfrentar filas imensas ou imprimir inúmeras cópias será apenas uma lembrança de um passado recente, porém, pouco prático.
Na prática, o cartório digital funciona por meio de uma plataforma específica que permite a comunicação online entre o tabelionato e o usuário e conta com um certificado digital. Dependendo da solicitação, os serviços e documentos podem ser expedidos em questão de minutos ou horas, em formato eletrônico, enviados por e-mail aos solicitantes.
Embora a regulamentação dessa possibilidade já tenha alguns anos, é uma opção que vem se destacando por causa das recentes demandas da sociedade, de menor locomoção e restrições de deslocamentos por conta da pandemia de coronavírus.
Os serviços são realizados complemente online, tornado o dia a dia mais ágil, facilitando a vida de profissionais e clientes dos mais variados segmentos, como o mercado imobiliário. Tudo pode ser feito remotamente, com poucos cliques no computador. É muito importante frisar que os documentos gerados no ambiente virtual são tão válidos e seguros quanto os físicos, visto que os processos de criptografia usados são extremamente confiáveis.
Há um selo digital e um QR Code únicos, para que tudo seja reconhecido e autenticado, sempre com total seguridade. Os dados recebidos, como dissemos, são armazenados nessa tecnologia de blockchain, que é um tipo de livro eletrônico em que são registradas todas as transações, sendo a alternativa mais avançada de registro da atualidade.
As tarefas administrativas e burocráticas se tornaram mais acessíveis. Com isso, desde que você tenha acesso à internet, tornou-se viável, de qualquer lugar do mundo, fazer uma solicitação, emitir certidões ou mesmo atualizar matrículas de imóveis.
O processo é bastante intuitivo e não costuma gerar problemas aos usuários. Como dissemos, a partir da tecnologia de blockchain, você terá total segurança. Você vai precisar de um certificado digital, como o e-CPF, que pode ser requerido em uma autoridade certificadora. Isso garante a autenticidade e a integridade dos documentos.
Depois, você enviará os dados e solicitará os processos que deseja fazer, para que, em seguida, receba uma análise prévia do preço e os detalhamentos. Ao confirmar, você deve acessar o software do cartório digital escolhido via web, confirmando sua assinatura. Feito esse procedimento, você receberá uma mensagem com o que foi solicitado devidamente validado.
Como o cartório digital veio para modernizar a atuação no ramo e facilitar a vida dos clientes, é natural supor que existe uma enorme gama de serviços que podem ser feitos por meio dessa vantajosa alternativa. Entre as principais opções, podemos destacar a documentação usada comumente no mercado imobiliário, como no financiamento de imóveis.
Sendo assim, você poderá, com poucos cliques, solicitar a emissão de contratos, certidões, declarações, escrituras públicas e assim por diante. Também é possível fazer consultas eletrônicas, legalizar procurações, emitir autorizações, perícias, traduções e praticamente tudo que poderia ser feito em um cartório físico.
Agora que você já entendeu melhor o que é um cartório digital, como ele funciona na prática e viu alguns dos documentos que podem ser solicitados pelo ambiente virtual, vamos esclarecer algumas das vantagens que essa alternativa oferece para clientes e empresas. Veja, abaixo algumas delas.
Não dá para negar que uma das grandes vantagens do cartório digital é que eles proporcionam muito mais economia para todos. Com a modalidade online, é possível eliminar muitos trâmites e etapas que poderiam ser, potencialmente, dispendiosas, tanto do ponto de vista financeiro como na questão do tempo das pessoas.
Os custos dos procedimentos necessários para o registro são amplamente reduzidos, da mesma forma que a necessidade de cópias autenticadas e do reconhecimento pessoal de firma são eliminadas. Isso evita idas e vindas desnecessárias e otimiza todos os processos, com a realização de tarefas mais rapidamente e preservando a segurança.
É bem provável que você já tenha experimentado problemas com a celeridade dos processos em cartórios físicos, sobretudo, se você atua no setor de imóveis. Por isso, fazer atividades cartoriais via internet é uma alternativa muito interessante, que pode, inclusive, elevar o seu desempenho no mercado de imóveis.
Com poucos cliques e em questão de segundos, você e seus colaboradores poderão saber o andamento das suas solicitações, sempre que isso for necessário. Com tudo sendo feito no virtual, é possível identificar etapas e quanto tempo falta para que tudo fique pronto. Dessa forma, você pode realinhar estratégias e programar novas ações.
O Brasil é reconhecido no mundo inteiro por ser um país burocrático, e muito disso é refletido nos processos cartoriais, que podem ser dispendiosos, demorados e pouco eficientes. Os cartórios digitais estão mudando esse cenário, facilitando a vida de clientes e empresas, inclusive, proporcionando mais formas de pagamento.
Algumas instituições do tipo estão aceitando, até mesmo, métodos que não são comuns nas unidades físicas, como cartão de crédito. Isso pode ajudar, por exemplo, quando você está no trâmite de captar um cliente, no momento da decisão de compra, ao oferecer o diferencial de realizar a venda por meio de um cartório digital.
Que tal conseguir simular os valores dos serviços que você precisa fazer no cartório, podendo comparar preços e formas de pagamento, mas sem a necessidade de sair de casa ou do escritório? Pois essa é uma das excelentes possibilidades que um cartório virtual proporciona e que vem fazendo com que conquiste uma fatia cada vez maior do mercado.
Na plataforma, você pode simular os custos dos documentos e ações necessárias para o trâmite que você deseja, possibilitando avaliar qual é a sua necessidade no momento. Com as respostas que você precisa em mãos, ficará muito mais simples tomar uma decisão mais certeira.
A sustentabilidade é um dos temas mais comentados em nossa sociedade nos últimos anos. A possibilidade de digitalizar inúmeros documentos e outros itens contribui bastante para que o impacto ao meio ambiente seja reduzido, nos mais variados segmentos do mercado. Além disso, fazer tudo virtualmente ainda custa menos e demanda menor deslocamento.
Diante desse contexto, é possível perceber que menos árvores serão derrubadas para gerar papel, pois a documentação será toda virtual, com a mesma autenticidade e segurança. A logística também acaba sendo mais eficiente, pois ninguém precisa usar combustível e poluir o ar para chegar até um cartório físico, otimizando o tempo de todos os envolvidos.
Você está percebendo com o cartório digital pode ser útil para uma série de trâmites e procedimentos de uma empresa. No mercado de imóveis, imobiliárias e corretores podem se beneficiar desse contexto, pois terão facilidade na emissão de uma série de papeladas que, de outra maneira, seriam mais trabalhosas e burocráticas.
No entanto, não é apenas para os negócios que o cartório digital pode ser útil. Ele também é igualmente acessível para uma pessoa física, o que facilitará a vida dos seus clientes. Sendo assim, compras ou vendas que já estejam encaminhadas não precisarão ser interrompidas, mesmo em caso de lockdown, pois tudo pode ser feito via web.
Você já compreendeu o que é um cartório digital, como ele funciona na prática, alguns benefícios e viu alguns dos documentos que podem ser solicitados pelo ambiente virtual. Para finalizar, vamos enumerar alguns dos principais serviços oferecidos para clientes e empresas. Acompanhe.
Um dos serviços oferecidos pelo cartório digital é a procuração com firma reconhecida, e essa é uma possibilidade muito importante para diversos segmentos do mercado. As procurações são documentos legais altamente relevantes, uma vez que contam com a prerrogativa de transferir a alguém o poder de agir em nome de outra pessoa.
Para ter validade, a procuração precisa ter dados como as identificações, os poderes delegados, a finalidade e o prazo de validade. É crucial que tudo isso esteja preenchido de forma correta e a modalidade virtual também facilita essa conferência, tendo absolutamente a mesma validade do cartório físico.
A solicitação de certidões é outro procedimento muito comum no Brasil e em diversos segmentos do mercado. Por isso, é muito bom saber que o trâmite pode ser feito virtualmente, por meio de um cartório digital. Para o setor de imóveis, por exemplo, isso quer dizer a chance de obter certidões negativas em questão de horas ou minutos.
De uma maneira geral, as certidões servem para comprovar algo. Entre os seus principais usos, podemos citar a existência ou não de dívidas (como taxas de IPTU atrasadas), a titularidade civil de uma pessoa e diversas outras atividades, que podem ser muito comuns no ato de compra ou venda de casas, apartamentos, terrenos, lojas comerciais etc.
Nem todo mundo conhece o chamado registro de prontuário de funcionário, mas esse é um documento muito importante para as empresas e seus colaboradores. É ali que ficam discriminados alguns dados relevantes, que devem ser devidamente registrados e podem ser usados em futuros esclarecimentos ou mesmo pendências judiciais.
O registro de prontuário de funcionário deve contar, de forma organizada, com todos os documentos referentes a esse trabalhador na instituição, como o tempo de permanência, xerox da carteira de trabalho e assim por diante. Mais uma vez, tudo isso pode ser feito no cartório digital, com total praticidade e segurança.
Você já deve estar bem familiarizado com a famosa matrícula de imóvel, que pode ser considerada como uma espécie de CPF ou uma certidão de nascimento de casas, apartamentos ou propriedades em geral. É ali que constam os dados mais importantes, individualizando a unidade e a diferenciado de outras similares.
Entre as principais informações registradas ali, está a localização, a qualificação do atual dono, a metragem total, as transações realizadas, os inventários, as averbações, as ações judiciais e assim por diante. Cada ato jurídico estará documentado e, felizmente, esse é mais um registro que pode ser solicitado ou atualizado via cartório digital, em um tempo muito menor do que seria na forma tradicional.
Como você pôde ver, o cartório digital é uma alternativa extremamente interessante para empresas e clientes, que pode facilitar a rotina e oferecer uma maior praticidade em trâmites burocráticos. Tudo isso, com a mesma segurança e credibilidade que você teria se optasse por fazer os procedimentos em uma unidade física.
Gostou de aprender o que é um cartório digital, como funciona e quais as vantagens? Quer conferir mais artigos relacionados com o mercado imobiliário? Então, não perca mais tempo e confira nosso outro conteúdo mostrando como organizar a sua carteira de clientes e imóveis de maneira mais eficaz e dinâmica!
